IT-Einkauf ist nicht vergleichbar mit dem Einkauf anderer Wirtschaftsgüter. Das ist darin begründet, dass nachvertragliche Änderungen (sog. Changes) zum einen nahezu unausweichlich sind und zum anderen aber nur sehr schwer zu kalkulieren und in der Folge auch schwer zu bewerten sind. So kann es sein, dass die Beauftragung des vermeintlich günstigsten Anbieters zu einem Fiasko für das gesamte Projekt wird.
Insbesondere öffentliche Auftraggeber, die verpflichtet sind beim Einkauf von Lieferungen und Leistungen ab bestimmten Schwellenwerten das europäische Vergaberecht zu befolgen, leiden unter diesem Phänomen. Denn das Vergaberecht stellt in seinen allgemeinen Grundsätzen sicher, dass die Auftragsvergabe transparent und grundsätzlich im Wettbewerb mehrerer Bieter stattzufinden hat. Außerdem wird vorgeschrieben, dass bei der Auftragserteilung kein Anbieter diskriminiert werden darf, der Mittelstand gefördert wird und dass der Zuschlag an den wirtschaftlichsten Bieter erteilt wird.
Bieter die einen Verstoß gegen diese Grundsätze bemängeln, können die Vorgehensweise öffentlich rügen und in letzter Konsequenz sogar Klage einreichen.
Die Umsetzung dieser Vorschriften stellt IT-Abteilungen jedoch regelmäßig vor große Herausforderungen. Denn die Erstellung einer diskriminierungsfreien Leistungsbeschreibung erfordert eine umfassende technologische Kenntnis und Markttransparenz. Des weiteren ist ein transparenter Nachweis, dass ein Anbieter trotz höherem Angebotspreis aufgrund besserer Leistung das wirtschaftlichere Angebot angegeben hat ist oft schwer zu erbringen.
Heitzig Consult ist seit über 10 Jahren darauf spezialisiert öffentliche Vergabeverfahren für die Beschaffung von IT Produkten und Dienstleistungen durchzuführen. Öffentliche Auftraggeber beauftragen uns mit der Planung, Durchführung und Abwicklung von großen und komplexen Beschaffungsmaßnahmen im Bereich VOL und VOF.
Die hierbei erarbeiteten Vorlagen und Verfahrensweisen kommen aber auch unseren privatwirtschaftlichen Kunden zu Gute, die hierbei von den standardisierten Ausschreibungsprozessen profitieren, aber darüber hinaus die Freiheit besitzen intensiv mit den Bietern zu kommunizieren.
Hier finden Sie unsere wichtigsten Leistungen im Überblick:
Neutrale Leistungsbeschreibung
Sagen was man will, ohne dabei einen Bieter zu diskriminieren, ist eine Kunst für sich. Hierbei gilt es viele Fallstricke zu umgehen und Vorgaben zu beachten. Wir erstellen funktionale Leistungsverzeichnisse, die die erarbeiteten Anforderungen strukturiert beschreiben und dennoch offen genug gestaltet um allen vergleichbaren Anbietern die Möglichkeit zur Angebotsabgabe zu ermöglichen.
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Eignungsprüfung
Bereits die Prüfung der Eignung des Bewerbers/Bieters stellt Auftraggeber häufig vor größere Herausforderungen. Der Auftraggeber muss sich ein Bild über die Fachkunde, die Leistungsfähigkeit und die Zuverlässigkeit des Unternehmens machen. Es muss genau abgewägt werden, welche Nachweise und Erklärungen die Bewerber/Bieter vorzulegen haben, um sicherzugehen, dass der Auftrag ordnungsgemäß erfüllt wird. Bei der Angebotsprüfung stellt der Auftraggeber plötzlich fest, dass die abgefragten Referenzprojekte nicht wie gewünscht beschrieben wurden: Der Bieter hat sich mit einem Zweizeiler begnügt. Hier helfen wir mit einer langjährigen Erfahrung und intimer Kenntnis des Anbietermarktes sowie erprobten Kriterien für die Bietereignung.
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Angebotsbewertung
Vor dem Hintergrund der allgemeinen Transparenz muss bereits bei der Ausschreibung eine schlüssige Bewertungsmatrix mitveröffentlicht werden, anhand derer alle eingehenden Angebote evaluiert werden. Ziel ist es, die Bewertung aller Angebote den gleichen Kriterien zu unterwerfen. Hierbei ist es von besonderer Wichtigkeit, alle Bewertungskriterien vor Angebotsabgabe bereits zu kennen. Oftmals entstehen die wichtigsten Bewertungskriterien aber erst durch die Produktinformationen, die die Bieter bei der Angebotsabgabe einreichen. Wir unterstützen öffentliche Auftraggeber dabei die Anforderungen strukturiert zu ermitteln und keine Bewertungskriterien zu übersehen.
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Vergabeempfehlung
Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots können verschiedenste Bewertungsmethoden herangezogen werden. Sie unterscheiden sich im Wesentlichen durch die Entscheidungsfreiräume, die sie dem Auftraggeber einräumen. Doch auch hier muss die Bewertungsmethode bereits im Voraus festgelegt werden. Die Auswahl der Bewertungsmethode erfordert somit ein gutes Maß an Erfahrung, um die Wahl der Methode den zu erwartenden Schwierigkeiten bei der vergleichenden Wertung anpassen zu können. Heitzig Consult verfügt über langjährige Erfahrung im Bereich der Angebotsbewertung und im Erstellen von revisionssicheren Vergabeempfehlungen.
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